Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : juillet 2026

La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les utilisateurs du site www.biotropica.fr, ci-après dénommé le « Site », sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées.

Elle s’applique aux traitements de données personnelles réalisés par BIOTROPICA par l’intermédiaire du Site, notamment lors de l’utilisation des formulaires de contact, de demandes de renseignements, de devis, de réservation, de candidatures ou d’inscription à des communications.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le Site est :

BIOTROPICA
Société par actions simplifiée
Base de loisirs de la Capoulade
CD 110 – Chaussée du Vexin
27100 Val-de-Reuil
France

Téléphone : 02 32 40 71 44
Adresse électronique : info@biotropica.fr

BIOTROPICA détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés par l’intermédiaire du Site.

2. Données personnelles collectées

Selon les services et formulaires utilisés, BIOTROPICA peut collecter les catégories de données suivantes :

* nom et prénom ;
* adresse électronique ;
* numéro de téléphone ;
* adresse postale ;
* nom de l’établissement, de l’entreprise ou de l’organisme représenté ;
* fonction ou qualité du demandeur ;
* informations relatives à une visite, une réservation ou une demande de devis ;
* nombre de participants, composition d’un groupe et tranche d’âge des participants ;
* date ou période de visite souhaitée ;
* informations relatives à une demande scolaire, pédagogique ou de loisirs ;
* contenu des messages et demandes adressés à BIOTROPICA ;
* curriculum vitæ, lettre de motivation et informations professionnelles dans le cadre d’une candidature ;
* préférences en matière de communications ;
* données techniques de navigation et informations relatives aux cookies, sous réserve des choix exprimés par l’utilisateur.

BIOTROPICA veille à ne collecter que les informations nécessaires au traitement de chaque demande.

Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires. Lorsque ces données ne sont pas communiquées, BIOTROPICA peut être dans l’impossibilité de traiter la demande concernée.

3. Origine des données

Les données sont principalement collectées directement auprès de l’utilisateur lorsqu’il :

* remplit un formulaire sur le Site ;
* adresse un courrier électronique à BIOTROPICA ;
* effectue une demande de renseignement, de devis ou de réservation ;
* transmet une candidature ;
* s’inscrit à une newsletter ou accepte de recevoir des communications ;
* définit ses préférences en matière de cookies ;
* navigue sur le Site.

Certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement lors de la navigation, notamment l’adresse IP, le type de navigateur, le système d’exploitation, les pages consultées ainsi que la date et l’heure de la consultation.

Le dépôt des cookies non indispensables est soumis au consentement préalable de l’utilisateur.

4. Finalités et bases légales des traitements

4.1 Formulaires de contact et demandes de renseignements

Les données transmises par l’intermédiaire d’un formulaire de contact sont utilisées pour :

* recevoir et comprendre la demande ;
* répondre à l’utilisateur ;
* transmettre la demande au service compétent ;
* assurer le suivi des échanges ;
* prévenir les abus et sécuriser les formulaires.

La base légale du traitement est l’intérêt légitime de BIOTROPICA à répondre aux demandes qui lui sont adressées ou, lorsque la demande précède une prestation ou une réservation, l’exécution de mesures précontractuelles.

4.2 Demandes de devis, réservations et visites de groupes

Les données collectées dans le cadre d’une demande de devis, de réservation ou d’organisation de visite sont utilisées pour :

* établir une proposition adaptée ;
* organiser la visite ou la prestation ;
* communiquer avec le demandeur ;
* gérer les informations relatives au groupe ;
* assurer le suivi administratif, contractuel et comptable ;
* traiter les éventuelles réclamations.

La base légale du traitement est l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée, puis l’exécution du contrat lorsque la réservation ou la prestation est confirmée.

Certaines données peuvent également être conservées afin de respecter les obligations légales, comptables et fiscales de BIOTROPICA.

4.3 Formulaires destinés aux écoles et centres de loisirs

Les données collectées par l’intermédiaire des formulaires destinés aux établissements scolaires et centres de loisirs sont utilisées pour :

* étudier la demande ;
* préparer un programme ou un devis ;
* constituer les groupes ;
* organiser les ateliers et activités ;
* vérifier les capacités d’accueil ;
* contacter le responsable de la réservation ;
* assurer le suivi de la visite.

La base légale du traitement est l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles.

Les formulaires ne doivent pas permettre la transmission de données sensibles ou médicales concernant les enfants, sauf lorsque cette information est strictement nécessaire et qu’un dispositif adapté a été mis en place par BIOTROPICA.

4.4 Candidatures, stages et recrutement

Les données transmises dans le cadre d’une candidature sont utilisées pour :

* étudier la candidature ;
* apprécier l’adéquation du profil avec un poste ou un stage ;
* organiser les entretiens ;
* communiquer avec le candidat ;
* constituer, lorsque cela est pertinent, un vivier de candidatures.

La base légale du traitement est l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat et l’intérêt légitime de BIOTROPICA à gérer ses recrutements.

Lorsque BIOTROPICA souhaite conserver une candidature au-delà de la procédure initiale afin de proposer de futures opportunités, le candidat en est informé et peut s’y opposer à tout moment.

4.5 Newsletter et communications électroniques

Lorsque l’utilisateur s’inscrit à une newsletter ou accepte de recevoir des communications, ses coordonnées peuvent être utilisées pour :

* envoyer les actualités de BIOTROPICA ;
* présenter les événements, nouveautés et activités ;
* transmettre des informations pratiques ;
* mesurer la délivrabilité et les interactions avec les messages, lorsque cette fonctionnalité est utilisée.

La base légale du traitement est le consentement de l’utilisateur.

L’utilisateur peut retirer son consentement à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chaque message ou en écrivant à info@biotropica.fr.

4.6 Sécurité et fonctionnement du Site

Certaines données techniques peuvent être traitées afin de :

* assurer le fonctionnement et la sécurité du Site ;
* détecter les tentatives d’intrusion, abus ou envois automatisés ;
* résoudre les erreurs techniques ;
* maintenir la disponibilité du Site ;
* conserver la preuve des choix relatifs aux cookies.

La base légale est l’intérêt légitime de BIOTROPICA à protéger son Site, ses systèmes d’information et les données qui lui sont confiées.

4.7 Mesure d’audience

Sous réserve du consentement de l’utilisateur lorsque celui-ci est requis, des outils de mesure d’audience peuvent être utilisés afin de :

* mesurer la fréquentation du Site ;
* connaître les pages les plus consultées ;
* comprendre les parcours de navigation ;
* identifier les difficultés d’utilisation ;
* améliorer les contenus et les performances du Site.

La base légale est le consentement de l’utilisateur, sauf lorsqu’un outil est configuré de manière à bénéficier d’une exemption de consentement conformément aux conditions prévues par la réglementation.

4.8 Contenus et services externes

Le Site peut intégrer des contenus provenant de services externes, notamment :

* des vidéos ;
* des cartes interactives ;
* des contenus issus de réseaux sociaux ;
* des outils de protection contre les envois automatisés ;
* des services de réservation ou de billetterie.

Lorsque ces services déposent des cookies ou collectent des données non strictement nécessaires, leur activation est subordonnée au consentement préalable de l’utilisateur.

5. Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes qui doivent en avoir connaissance pour traiter la demande, notamment :

* les services habilités de BIOTROPICA ;
* les personnes responsables de l’accueil, des réservations, des groupes ou des activités pédagogiques ;
* les services administratifs et comptables ;
* les personnes participant au recrutement ;
* les prestataires techniques chargés de l’hébergement, de la maintenance et du fonctionnement du Site ;
* les prestataires de messagerie ou d’envoi de courriers électroniques ;
* les prestataires intervenant dans la gestion des formulaires ou des demandes.

Les prestataires techniques interviennent uniquement sur instruction de BIOTROPICA et sont tenus de respecter la confidentialité, la sécurité et la réglementation applicable aux données personnelles.

La création et la maintenance du Site sont assurées par Andégave Communication.

Le Site est hébergé par OVHcloud.

BIOTROPICA ne vend ni ne loue les données personnelles des utilisateurs.

Les données peuvent toutefois être communiquées à une autorité administrative ou judiciaire lorsqu’une disposition légale ou réglementaire l’impose.

6. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité du traitement.

Sauf obligation légale particulière ou nécessité justifiée, les durées suivantes sont appliquées :

* demandes générales de contact : pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, puis pendant un maximum de trois ans à compter du dernier échange ;
* demandes de devis non suivies d’une réservation : trois ans à compter du dernier contact ;
* données relatives aux réservations et prestations : pendant la durée de la relation contractuelle, puis pendant les durées légales de prescription applicables ;
* documents comptables et justificatifs de facturation : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné ;
* réclamations et litiges : pendant la durée nécessaire à leur traitement, puis pendant la durée de prescription applicable ;
* candidatures non retenues : deux ans à compter du dernier contact avec le candidat, sauf opposition de sa part ;
* données des personnes inscrites à une newsletter : jusqu’au retrait du consentement ou après une période d’inactivité de trois ans ;
* preuve du consentement ou du refus relatif aux cookies : six mois avant de solliciter à nouveau le choix de l’utilisateur ;
* journaux techniques et données de sécurité : pendant une durée limitée, généralement comprise entre six et douze mois selon leur nature ;
* *cookies et traceurs : pendant la durée indiquée dans la politique de cookies, dans la limite des durées autorisées par la réglementation.

À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou archivées de manière sécurisée lorsqu’une obligation légale le justifie.

7. Transferts de données hors de l’Union européenne

BIOTROPICA privilégie des prestataires qui traitent les données au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Toutefois, certains services externes, notamment des outils de mesure d’audience, des plateformes vidéo, des réseaux sociaux ou des services de messagerie, peuvent entraîner un transfert ou un accès aux données depuis un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert est réalisé, BIOTROPICA veille à ce qu’il repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation, notamment :

* une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
* les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
* des garanties complémentaires adaptées ;
* ou tout autre mécanisme légalement admis.

La liste précise des services concernés doit être tenue à jour en fonction des outils effectivement utilisés sur le Site.

8. Cookies et autres traceurs

Le Site utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement ainsi qu’à la mémorisation des préférences exprimées par l’utilisateur.

Avec l’accord de l’utilisateur, le Site peut également utiliser des cookies ou traceurs destinés à :

* mesurer l’audience du Site ;
* afficher des vidéos ou cartes externes ;
* intégrer des contenus issus des réseaux sociaux ;
* mesurer les performances des communications ou campagnes ;
* protéger les formulaires contre les envois automatisés.

Lors de sa première visite, l’utilisateur peut :

* accepter tous les cookies facultatifs ;
* refuser tous les cookies facultatifs ;
* personnaliser son choix par finalité.

Le refus doit être aussi simple que l’acceptation.

Aucun cookie non indispensable n’est déposé avant que l’utilisateur ait manifesté son accord.

Les choix sont conservés pendant six mois. L’utilisateur peut les modifier ou retirer son consentement à tout moment en cliquant sur le bouton « Gérer mes cookies » disponible sur le Site.

Des informations complémentaires sur la nature, la finalité, le fournisseur et la durée de chaque traceur sont disponibles dans la Politique de cookies du Site.

9. Sécurité des données

BIOTROPICA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre :

* l’accès non autorisé ;
* la divulgation ;
* la modification ;
* la perte ;
* la destruction ;
* l’utilisation abusive ;
* les attaques informatiques.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

* l’utilisation du protocole HTTPS ;
* la gestion des accès et des habilitations ;
* la mise à jour régulière de WordPress, des extensions et des équipements ;
* la sécurisation des comptes administrateurs ;
* la réalisation de sauvegardes ;
* la protection des formulaires ;
* la limitation de l’accès aux données ;
* la sensibilisation des personnes autorisées à traiter les données.

Malgré ces précautions, aucun système informatique ou moyen de transmission par Internet ne peut garantir une sécurité absolue.

10. Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, toute personne dispose, selon la base légale du traitement et les conditions prévues par les textes :

* d’un droit d’accès à ses données personnelles ;
* d’un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
* d’un droit à l’effacement de ses données ;
* d’un droit à la limitation du traitement ;
* d’un droit d’opposition au traitement ;
* d’un droit à la portabilité de ses données ;
* du droit de retirer son consentement à tout moment ;
* du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

11. Exercice des droits

Pour exercer ses droits ou poser une question relative à l’utilisation de ses données personnelles, l’utilisateur peut contacter BIOTROPICA :

Par courrier électronique : info@biotropica.fr

Par courrier postal :
BIOTROPICA
Base de loisirs de la Capoulade
CD 110 – Chaussée du Vexin
27100 Val-de-Reuil
France

La demande doit préciser le droit exercé ainsi que les informations permettant d’identifier la personne et de retrouver les données concernées.

Lorsque cela est nécessaire, BIOTROPICA peut demander un justificatif permettant de vérifier l’identité du demandeur. Ce document ne sera utilisé qu’à cette fin et sera supprimé dès que la vérification aura été effectuée.

BIOTROPICA répond aux demandes dans un délai maximal d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou lorsque BIOTROPICA reçoit un nombre important de demandes. Dans cette hypothèse, la personne concernée en est informée dans le délai initial d’un mois.

12. Réclamation auprès de la CNIL

Lorsque l’utilisateur estime que ses droits n’ont pas été respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation, il peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, la CNIL.

Il est néanmoins recommandé de contacter préalablement BIOTROPICA afin de lui permettre d’examiner et de résoudre la difficulté rencontrée.

13. Données relatives aux mineurs

Le Site peut être consulté par des mineurs, mais les demandes de réservation, de devis ou d’organisation de visites doivent être réalisées par un adulte, un représentant légal ou un professionnel habilité.

BIOTROPICA ne souhaite pas collecter directement de données personnelles concernant des mineurs sans nécessité particulière ni cadre adapté.

Les établissements scolaires, centres de loisirs et responsables de groupes doivent éviter de transmettre des informations nominatives concernant les enfants lorsque celles-ci ne sont pas indispensables à l’organisation de la visite.

14. Liens vers des sites externes

Le Site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des organismes tiers.

BIOTROPICA n’est pas responsable des pratiques de ces tiers en matière de protection des données personnelles. L’utilisateur est invité à consulter la politique de confidentialité de chaque service externe avant de lui transmettre des informations.

15. Modification de la politique de confidentialité

BIOTROPICA peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte :

* des évolutions du Site ;
* de l’ajout ou de la suppression de services ;
* des modifications apportées aux formulaires ;
* de l’évolution des prestataires utilisés ;
* des évolutions légales ou réglementaires.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de la présente page.

En cas de modification importante affectant les droits des utilisateurs ou les finalités du traitement, une information adaptée pourra être affichée sur le Site.